2.4 Katalogerstellung

Unter dem Menüpunkt "Katalogdaten verwalten" im Hauptmenü, sind die wesentlichen Programmfunktionen für das Verwalten der Kataloge zusammengefasst.

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Wählen Sie den Menüpunkt "Katalogdaten Neu". Es öffnet sich das Standard-Auswahl / -Eingabe Fenster. Das Programm erwartet die Eingabe eines frei wählbaren Katalog-(Datei)-Namens, die Endung ".prl" wird vom Programm automatisch angefügt. Nach Bestätigung mit der Taste "Erstellen" wird ein neuer, leerer Katalog angelegt.

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Wie aufgezeigt, werden Artikel (auch ein einzelner Artikel) in Kataloggruppen als Kataloggruppenpositionen abgebildet. Eine Kataloggruppe ist somit die "Zusammenfassung" von Katalogartikel (auch ein einzelner Artikel), die unter einer Beschreibung, ergänzt mit einem oder mehreren Bildern dargestellt werden sollen (z.B. ein Artikel in verschiedenen Größen oder Farben, ein Set oder ein Produkt mit Zubehör-/Ersatzteilen .

Die Nummer der Kataloggruppe bestimmt dabei die Reihenfolge und somit die Platzierung im Katalog.

KL-KatGen bietet die Möglichkeit Kataloggruppen automatisiert oder manuell anzulegen.

Unter der Voraussetzung, dass Artikeldaten (z.B. aus einem Warenwirtschaftssystem) in der für den zu erstellenden Katalog gewünschten Sortierfolge vorliegen, kann KL-KatGen weitgehendst automatisiert eine Preisliste bzw. einen Katalog ohne größere Vorarbeiten erzeugen.

Folgende vorbereitende Maßnahmen sind durchzuführen:

1. Die aus dem Warenwirtschaftssystem zu importierenden Artikeldaten sind als CSV-Datei bereitzustellen (z.B. Artikelnummer, Bezeichnung, Preis usw.).

2. Die Importschnittstelle von KL-KatGen ist entsprechend dieser CSV-Datei anzupassen. Details unter "Der Datenimport".

3. Beim Datenimport besteht die Möglichkeit automatisiert direkt aus einer externen Schnittstellendatei (CSV-Datei) einen Katalog zu erstellen. Alternativ (auch gleichzeitig) können die CSV-Daten in die KL-KatGen eigene Artikeldatei importiert werden, um daraus (eventuell nach Korrektur/Ergänzung) den Katalog zu erzeugen. Weiterführende Details und Bedienungshinweise finden Sie im Kapitel "Der Datenimport" ausführlich beschrieben. Nach Start des Datenimports mit "automatischer Katalogerstellung" erstellt KL-KatGen automatisiert Kataloggruppen und übernimmt die Artikeldaten in die entsprechenden Kataloggruppenpositionen.

4. Mit der Schaltfläche "Katalog Drucken" wird das Fenster " Kataloge - Druck und Design " angewählt. Nach Eingabe der gewünschten Parameter kann der Katalogdruck erfolgen. Wahlweise können dabei auch zuvor die Preise aus der Artikeldatei in die Katalogdaten übernommen werden oder diese lediglich anstelle der in den Katalogpositionen hinterlegten Preise angedruckt werden. Bei Anwahl der automatischen Preisaktualisierung können einzelne Kataloggruppen bzw. Kataloggruppenpositionen gesperrt werden. Weitere Details und Steuerungsmöglichkeiten finden Sie unter "Der Datenimport".

Wie aufgezeigt, werden Artikel (auch ein einzelner Artikel) in Kataloggruppen abgebildet. Die Nummer der Kataloggruppe bestimmt dabei die Reihenfolge und somit die Platzierung im Katalog. Beachten Sie, die Sortierfolge ist alphanumerisch, d.h. der Vergleich erfolgt von links nach rechts, so erscheint z.B. "100" vor "20".

Zum Anlegen einer neuen Kataloggruppe drücken Sie die Taste "Neu".

Das Programm legt einen neuen, leeren Kataloggruppen-Datensatz an.

Je nach Anforderung können die nachfolgenden Programmablaufalternativen in der Programmverwaltung (siehe Menüpunkt "Verwalten Steuerung Kataloggruppen-Nummern" im Menü "Programmverwaltung") hinterlegt werden:

1. Der Cursor springt in das "Key-Feld". Das Programm erwartet nun die Eingabe einer neuen Kataloggruppen-Nummer bzw. bei automatischer Nummervergabe kann die vom System vorgegebene Nummer modifiziert/ergänzt werden.
2. Das Programm legt automatisch den ersten (leeren) Positionssatz der Kataloggruppe an, positioniert den Cursor in das Eingabefeld "Artikelnummer" der Positionszeile und erwartet die Eingabe einer Artikelnummer (siehe oben "Katalogerstellung ohne Verwendung von Artikelstammdaten).
3. Das Programm ermöglicht nun die Erfassung weiterer artikelspezifischer Positionsdaten wie Bezeichnung, Preise, erläuternder Text usw. Die Kataloggruppen-Nummer kann bis zu 12 Stellen und sowohl Zahlen als auch Buchstaben beinhalten. Erfassen Sie anschließend die entsprechenden Kopfdaten (Bezeichnung, Zusatztext, Preiseinheit), ordnen Sie ggf. eine oder mehrere Abbildungen zu, bestimmen Sie die Darstellungsart und legen Sie fest, ob diese Kataloggruppe zwingend auf einer neue Seite beginnen soll und wie viel Zeilenabstand eventuell zusätzlich zur nächsten Kataloggruppe sein soll.

Mit dem in KL-KatGen integrierten Katalog-Designer können die Ausdrucke (Designs) individuell angepasst werden. Sowohl einfache Preislisten, als auch aufwendige Bildkataloge ergänzt mit Seiten-, Zwischenüberschriften, Firmenlogo usw. lassen sich damit problemlos erstellen. Verschiedene Musterberichte werden bereits mit der Basisversion mitgeliefert.

Im Normalfall wird bei KL-KatGen das Design nicht seitenweise sondern je Kataloggruppe definiert. Damit ist die Möglichkeit gegeben, aus einem externen Datenbestand (z.B. Excel, Warenwirtschaftsprogramm, Online-Shopsystem usw.) automatisch Kataloge mit produktspezifischer Darstellung zu erstellen.

Eine Kataloggruppe besteht in der Regel aus einem Bild* (auch mehrere Bilder), der Produktbezeichnung und einem oder mehreren Artikeln (meist Varianten des Produktes, z.B. unterschiedliche Größen). Somit können auf einer Katalogseite automatisiert unterschiedliche Darstellungen (für jede Kataloggruppe) erzeugt werden.

* Der Begriff 'Bild' ist nur zur besseren Erläuterung, gemeint ist nicht zwingend ein Bild sondern der für die gesamte Kataloggruppe gültige Teil (Kopf, Überschrift).

Aufgrund der Zielsetzung von KL-KatGen, Kataloge weitgehendst automatisiert ohne größere Nachbearbeitung zu erstellen und dennoch dabei einzelne Artikel ihren individuellen Merkmalen entsprechend zu präsentieren, können die Kataloggruppen und Artikel unterschiedlich dargestellt werden. Die Steuerung dafür erfolgt durch Zuweisung einer Darstellungsart in der einzelnen Kataloggruppe und weiteren Kennzeichnungen (in Kataloggruppe und Positionen) die beim Druck (Designer) abgefragt werden können.

Um Kataloge vollautomatisch erstellen und pflegen zu können und dabei trotzdem weitgehend freie Gestaltungsmöglichkeiten zu haben, wird in der Regel der Katalog nicht seitenweise "designt" sondern die unterschiedlichen Darstellungsanforderungen werden je Kataloggruppe definiert. Somit besteht unter Anderem auch bereits beim Datenimport die Möglichkeit die entsprechenden Informationen mitzugeben die bei der Kataloggenerierung und im Designer berücksichtigt werden.

Grundsätzlich sind die Darstellungsarten der Kataloggruppen mit Ausnahme der unter "Vordefinierte Darstellungsarten" aufgeführten frei definierbar (siehe folgende Seiten), d.h. Sie können einen vier-stelligen "Code" festlegen, den Sie im Designer in den einzelnen Objekten (den Feldern die Sie drucken wollen) in den Druckbedingungen ("drucken wenn") abfragen können.

Erfordern die Artikel (Kataloggruppen) Ihres Kataloges unterschiedliche Darstellung (Spalten, Mengen-, Preisangaben) sollten Sie sich, um unnötig komplexe Designs zu vermeiden, bereits im Vorfeld Gedanken machen in wie weit diese zu vereinheitlichen sind.

z.B. Der Zusatztext der Kataloggruppe "Katgruppe.zustext" wird nur dann in diesem Design (Report) gedruckt, wenn die Darstellungsart der Kataloggruppe (Kurzform der Variablen = "drv") übereinstimmt mit der Darstellungsart, die in dem zu druckenden Objekt (Platzhalter für das zu druckende Feld (hier "Zustext") für diesen Report vorgesehen ist (hier in der Variablen "vergl_drv1" hinterlegt (z.B. = "08S6" d.h. 8 Positionsspalten (Matrix) wobei bereits 6 Zeilen für diese Positionsdarstellung neben dem Bild vorgesehen sind).

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Im Berichtsdesigner ist das Drucken der entsprechenden Objekte (Bilder, Text usw.) in Abhängigkeit dieser Darstellungsarten zu steuern. Das heißt, das zu druckende Objekt wird nur dann (überhaupt bzw. an dieser Stelle) gedruckt, wenn die Darstellungsart des Objektes mit der Darstellungsart der Kataloggruppe übereinstimmt. Um dies zu erreichen ist im Berichtsdesigner in den Druckoptionen des Objektes zu hinterlegen, unter welchen Voraussetzung (hier bei Übereinstimmung der Darstellungsart) dies gedruckt werden soll (weitere Details dazu finden Sie auf der nächsten Seite bzw. im Kapitel "Der Katalog-Designer").

Kataloge mit Kataloggruppen in unterschiedlichen Darstellungsarten
Unterschiedliche Produkte benötigen unterschiedliche Darstellung im Katalog. Auch sollen gerade und ungerade (rechte und linke) Katalogseiten eventuell anders dargestellt werden (z.B. Bild immer außen). Zum Beispiel Im Katalog sollen die zu einer Kataloggruppe gehörenden Artikel aufgrund des erhöhten Informationsbedarfs je Artikel, unterhalb des Bildes erscheinen (z.B. Darstellungsart "xxxx").

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Für andere Artikel hingegen reicht die Darstellung in einer Matrix, wobei die Positionszeilen sogar bereits neben und unterhalb dem Bild stehen können (z.B. hier Darstellungsart "08S6" (8 Artikel horizontal, 6 Positionen neben dem Bild).

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Um dies realisieren zu können, werden, wie zuvor beschrieben, die für eine Darstellungsart zu druckenden Objekte abhängig von der 'Darstellungsart' der jeweiligen Kataloggruppe gedruckt. Diese Felder/Objekte sind im Designer definiert zu hinterlegen. Die Felder/Objekte der 'anders" darzustellenden Kataloggruppe sind entsprechend zu behandeln und ebenfalls im Designer zu hinterlegen. Sollen diese an gleicher Stelle (Zeile) gedruckt werden, sind die Felder der "zweiten Kataloggruppe" über die der "ersten" zu platzieren.

Weitere Darstellungsarten werden in gleicher Weise behandelt. Das heißt, es ist für jede im Katalog vorkommende Darstellungsart eine "Ebene" zu erstellen und diese werden im Designer übereinander gelegt. Sollen auch rechte und linke Katalogseiten unterschiedlich dargestellt werden, sind dafür weitere "Ebenen" zu erstellen, die dann, abhängig von der Platzierung auf einer geraden bzw. ungeraden Seite angesprochen werden. Dazu ist die Funktion 'gerade()' bzw. 'ungerade()' in den Druckbedingungen (gegebenenfalls zusätzlich zu der Darstellungsart-Abfrage) zu hinterlegen.

Nur drucken wenn: "Katgruppe.darstellungsart = '08S0' and gerade()"
oder Kurzform: "drv = '08S0' and gerade()"
oder mit Vergleichvariable: "drv = vergl_drv1 and gerade()" (siehe dazu Vergleichsvariable)

Um dabei den Überblick nicht zu verlieren, empfehlen wir, für jede Darstellungsart, die zu druckenden Objekte stets alle separat (d.h. für jede Darstellungsart alle Felder extra) zu definieren und zu gruppieren, damit diese "als eine Einheit" problemlos übereinander gelegt werden können. (Menüpunkt im Berichtsdesigner ' Format' -> 'Gruppieren').

Die gruppierten Objekte einer einzelnen Darstellungsart können so einfach ausgewählt, 'entgruppiert' und erneut bearbeitet werden. Nach erneutem Gruppieren sind diese wieder zu platzieren.

• Darstellungsarten ohne Funktionen
  Bei solchen Darstellungsarten handelt es sich um einen frei zu vergebenden, vierstelligen, vorerst funktionslosen Schlüssel. Erst im Berichtsdesigner wird dieser Schlüssel, wie zuvor beschrieben, als steuerndes Element genutzt, indem einzelne Objekte (Platzhalter für das zu druckende Feld (z.B. der "Preis")) nur bei Übereinstimmung der Darstellungsart des Objektes mit der Darstellungsart der Kataloggruppe, gedruckt werden. Die entsprechenden Abfragen bzw. Bedingungen sind vom Anwender im Berichtsdesigner in den jeweiligen Objekten zu hinterlegen. Diese Darstellungsarten erlauben lediglich Positionen (Artikel, Varianten) unterhalb dem Kataloggruppenkopf zu drucken. Die erste Position kann auch neben dem Bild stehen.
• Darstellungsarten mit integrierten Funktionen
  Bei den "Darstellungsarten mit integrierten Funktionen" wird die Darstellungsart ebenfalls im Berichtsdesigner als steuerndes Element genutzt. Im Gegensatz zu den zuvor beschriebenen "funktionslosen Darstellungsarten", werden jedoch unmittelbar vor dem eigentlichen Druckvorgang die Daten aufbereitet (generiert).
  

Grundsätzlich ist die auf vier alphanumerische Stellen begrenzte Bezeichnung (Verschlüsselung) einer Darstellungsart frei wählbar. Aufgrund automatisch ablaufender Funktionen (siehe dazu "vordefinierte Darstellungsarten") sind folgende Restriktionen bei der Benennung von eigenen Darstellungsarten zu beachten:

1. maximal vier Stellen alphanumerisch
2. nur Ziffern in der ersten Stellen verwenden (z.B. "1234")
3. in der 3. Stelle der Bezeichnung kein "S", "s", "G", "N" oder, "W" verwenden (z.B. "06N0" = fehlerhaft)

Bei den "Darstellungsarten ohne integrierte Funktionen" werden in der Regel der Kataloggruppenkopf und darunter die dazugehörenden (Artikel)-Positionen (meist Produktvarianten) je Zeile ein Artikel gedruckt. In der einfachsten Form werden die Artikel auch ohne Gruppenkopf gelistet.

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Format: 9zZz
"9" = numerisches Zeichen (0 bis 9 oder " " )
"z" = beliebiges alphanumerisches Zeichen oder " "
"Z" = beliebiges alphanumerisches Zeichen oder " " jedoch kein "S", "s", "G", "N" oder, "W"

Im Gegensatz zur kataloggruppenorientierten Darstellungsart, handelt es sich in der Regel bei der "mehrspaltigen einfachen Darstellung", um eine seitenorientierte Darstellung, die meist für Preislisten und Inhaltsregister Anwendung findet. Dazu ist unter "Seiteneinrichten" die Spaltenanzahl und die "Laufrichtung" (horizontal Zeile für Zeile oder vertikal Spalte für Spalte) zu bestimmen.

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Format: Satp
"t" = Aufteilung der Zeile für bis zu 4 Kataloggruppen nebeneinander z.B. 4 x 1/4
"a" = Anteile die eine Kataloggruppe innerhalb einer Zeile belegt
"p" = Anzahl Positionszeilen neben dem Bild

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Format: ssSp
"s" = Positionsspalten innerhalb einer Kataloggruppe (Positionen/Artikel einer Kataloggruppe - in Matrix-Darstellung)
"t" = Aufteilung der Zeile für bis zu 4 Kataloggruppen nebeneinander z.B. 4 x 1/4
"a" = Anteile die eine Kataloggruppe innerhalb einer Zeile belegt
"p" = Anzahl Positionszeilen neben dem Bild

Darstellungsarten "SK ", "BK ", "SL " und "BL " Kataloggruppen nebeneinander

Mit den bildorientierten Darstellungsarten "SK ", "BK ", "SL " und "BL " können bis zu 4 Kataloggruppen mit Bild in einer Zeile dargestellt werden:

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Darstellungsart "ppNa" Wie Darstellungsart "Satp" jedoch bis 99 Positionen neben einen Bild auch maximal 4 Kataloggruppen nebeneinander jedoch mit fester Aufteilung der Zeile (4 x ein Viertel).

Format: Satp
"a" = Anteile die eine Kataloggruppe innerhalb einer Zeile belegt (a x Viertel)
"p" = Anzahl Positionszeilen neben dem Bild

Darstellungsart "xxG" und "xxW"

Bei den Darstellungsarten "nnG" und "nnW" (auch "06 ", "11 " und "22 ") handelt es sich um Darstellungsarten, bei denen das Programm zur Laufzeit, ausgehend von einem Basispreis, weitere (nn) Preise errechnet und druckt (z.B. bei tagesabhängigen Metallnotierungen für Kupfer, Zink, Feinzink etc.). Details dazu unter "Darstellungsarten für automatische Preisermittlung bei kursabhängigen Preisen"

Darstellungsart "SUEB" Seitenüberschrift und "ZUEB" Zwischenüberschrift
Die Darstellungsarten "SUEB" und "ZUEB" dienen zur Steuerung von Zwischen- und Seitenüberschriften. Details dazu finden Sie auf den Folgeseiten.

"9" = numerisches Zeichen (0 bis 9 oder " " )
"z" = beliebiges alphanumerisches Zeichen oder " "
"Z" = beliebiges alphanumerisches Zeichen oder " " jedoch kein "S", "s", "G", "N" oder, "W"
"p" = Anzahl Positionszeilen neben dem Bild
"s" = Positionsspalten innerhalb einer Kataloggruppe (Positionen/Artikel einer Kataloggruppe - in Matrix- Darstellung)
"t" = Aufteilung der Zeile für bis zu 4 Kataloggruppen nebeneinander z.B. 4 x 1/4
"a" = Anteile die eine Kataloggruppe innerhalb einer Zeile belegt z.B. "S240" Kataloggruppe belegt 2/4l von 4.
Bei Darstellungsart "ppNa" wird von einer festen "Vierteilung" ausgegangen (z.B. 20N3 = 20 Zeilen neben Bild belegen 3⁄4 der Zeile, d.h. es könnte noch eine Kataloggruppe die 1⁄4 belegt in die gleiche Zeile).
X = Anzahl Preisspalten für Preise ermittelt aufgrund unterschiedlicher Kurse /Notierungen

Nachfolgende Darstellungsarten stehen aus Kompatibilitätsgründen noch zur Verfügung.
Sie sollten jedoch stattdessen dafür neu entwickelten Darstellungsarten verwenden.

11 (dafür neu 06G / 06W)
22 (dafür neu 06G / 06W)
BK (dafür neu Satp)
BL (dafür neu Satp)
SL (dafür neu Satp)
SK (dafür neu Satp)

Format: 9zZz
"9" = numerisches Zeichen (0 bis 9 oder " " )
"z" = beliebiges alphanumerisches Zeichen oder " "
"Z" = beliebiges alphanumerisches Zeichen oder " " jedoch kein "S", "s", "G", "N" oder, "W"

Bei den "Darstellungsarten ohne integrierte Funktionen" werden in der Regel der Kataloggruppenkopf (siehe Abbildung Punkt 3) und darunter die dazugehörenden (Artikel)-Positionen (meist Produktvarianten) gedruckt.

Einfache Preisliste ohne Bild
Die einfachste Darstellung von Artikel ist in einer Liste ohne Bild und irgendwelcher Gruppierungen. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie bereits eine anspruchsvollere Darstellung, bei der zusammen gehörende Artikel (Varianten eines Artikel (4)), die in den Katalogdaten jeweils in einer Kataloggruppe zusammengeführt wurden, unter der gemeinsamen Kataloggruppenbezeichnung (3 "Holzschraube SD1") gelistet werden.

Zusammengehörende Kataloggruppen erhalten eine Zwischenüberschrift (2 "Holzschraube SD") und die "Artikelbereiche" die entsprechende Seitenüberschriften (1 "Schrauben und Nägel") auf denen Sie gedruckt werden. Hier belegt jeder Artikel eine komplette Zeile unter den Kataloggruppeninformationen.

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1 = Seitenüberschrift
2 = Zwischenüberschrift
3 = Kataloggruppen Bezeichnung (hier als Überschrift)
4 = Positionen der Kataloggruppe

Einfache Bildpreisliste ohne Artikelvarianten
Die einfachste Darstellung der Artikel in einem Bildkatalog ist für jeden einzelnen Artikel z.B. ein Bild, die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung, evtl. die Produktbeschreibung und einen Preis zu drucken (siehe Abbildung).

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Bildpreisliste mit Artikelvarianten

Eine Kataloggruppen je 'Zeile', Positionen unterhalb dem Bild
Gehören zu einer Kataloggruppe mehrere Artikelpositionen (meist Varianten) lassen die sich mit diesen "einfachen Darstellungsarten" wie nachfolgend gezeigt drucken.

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Hier stehen die Artikelpositionen unterhalb des Bildes und der für alle gemeinsamen Beschreibung. In der Regel handelt es sich bei solchen Kataloggruppen um Varianten eines Produktes oder um ein zusammengehörendes Set oder Sortiment.

Mehrspaltige, einfache Darstellung (seitenorientierte Darstellung)
Im Gegensatz zur kataloggruppenorientierten Darstellungsart , handelt es sich in der Regel bei der "mehrspaltigen einfachen Darstellung", um eine seitenorientierte Darstellung, die meist für Preislisten und Inhaltsregister Anwendung findet. D. h. es wird die Anzahl der Spalten (und damit auch der Spaltenbreite) unter "Seite einrichten" definiert. Alle Kataloggruppen und Artikel werden einheitlich, fortlaufend untereinander bzw. nebeneinander, Spalte für Spalte gedruckt. Trotz Allem können mit dieser Darstellungsart schnell und einfach auch attraktive Katalogseiten erzeugt werden, jedoch ist eine breitere Darstellung einer einzelnen Kataloggruppe (z.B. über die ganze Zeile) im gleichen Design (Report) nicht möglich.

Beispiel für eine 2-spaltige Preisliste ohne Bilder:

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Beispiel für eine 2-spaltige Preisliste mit Bildern:

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Grundsätzlich sind die Darstellungsarten der Kataloggruppen mit Ausnahme der in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten frei definierbar, d.h. Sie können einen vierstelligen "Code" festlegen den Sie im Designer in den einzelnen Objekten (den Feldern, die Sie drucken wollen) in den Druckbedingungen ("drucken wenn") abfragen können. Die optische Gestaltung dieser Darstellungsarten können Sie dennoch entsprechend Ihren individuellen Anforderungen anpassen:

Darstellungsart ssSp ("S" an der 3. Stelle)

Die Positionen einer Kataloggruppe können in bis zu 99 Spalten je Positionszeile dargestellt werden. (Siehe Darstellungsart "sssp" ( bzw. kleines "s" an der 3. Stelle) für automatischen Zeilenumbruch).
"s" = Positionsspalten innerhalb einer Kataloggruppe (Positionen/Artikel einer Kataloggruppe in Matrix-Darstellung)
"p" = Anzahl der Positionszeilen (maximal 9) neben dem Bild

Eine Kataloggruppen je 'Zeile', Positionen mehrspaltig unter dem Bild Darstellungsart "ssSp"

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Eine Kataloggruppen je 'Zeile', Positionen mehrspaltig neben dem Bild
In dem Beispiel hier, werden die Artikel (Artikelnummer und Preis) mit der Darstellungsart "08S6" in 8 Positionsspalten neben dem Bild angedruckt. Die Längenangaben werden horizontal als Überschrift, die unterschiedlichen Stärken vertikal in der ersten Spalte angezeigt.

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Benötigen Sie mehr Platz in den einzelnen Positionszeilen oder ist der Platzbedarf für die Produktbeschreibung der Kataloggruppe größer, ist eine Darstellung zu wählen bei der die Positionen (hier eine Positionsmatrix) unterhalb des Bildes stehen.

Mehre Kataloggruppen nebeneinander
Benötigen Sie weniger Platz in der einzelnen Positionszeilen und für den Kataloggruppentext, so dass mehrere Kataloggruppen nebeneinander stehen können, kann dies mit der Darstellungsart "S140" gesteuert werden. Bis zu 4 Kataloggruppen können nebeneinander dargestellt werden. "a" = Die Anteile die eine Kataloggruppe innerhalb einer Zeile belegt (max. 4)
"t" = Aufteilung der Zeile für bis zu 4 Kataloggruppen nebeneinander (max. 4) z.B. t = 4, die Zeile ist in 4 x 1⁄4 aufgeteilt
"p" = Anzahl der Positionszeilen (maximal 9) neben dem Bild (siehe auch "ppNa")

Beispiel Darstellungsart "S140"
Bei dieser Darstellungsart stehen keine Positionen (0) neben dem Bild, d.h. die Positionen der Kataloggruppe werden unterhalb dem Bild angedruckt. Wobei für die einzelne Kataloggruppen 1-Viertel der Zeilenbreite (Seitenbreite) von den 4-Viertel vorgesehen wurden.

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Mehrere Kataloggruppen nebeneinander, Positionen neben dem Bild Beispiel Darstellungsart "S246"
Im Gegensatz zu der zuvor aufgeführten Darstellungsart "S140" können hier bis zu 6 Positionen neben dem Bild stehen. Wobei für die Kataloggruppen 2-Viertel der Zeilenbreite (Seitenbreite) Im Beispiel zuvor 1-Viertel) vorgesehen wurden.

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Das gleiche Ergebnis könnte auch mit der Darstellungsart "06N2" erreicht werden. (Die Kataloggruppe (hier 2 mit gleicher Darstellungsart) belegt 2 Anteile der Zeile mit 6 Positionen neben dem Bild). "ppNa" bietet gegenüber "Satp" den Vorteil mehr als 9 (theoretisch bis 99 Positionen ) (pp) neben dem Bild zu drucken. Jedoch bei fester "Zeilenteilung" 4 x ein Viertel d.h. maximal 4 Kataloggruppen nebeneinander, die jeweils a-Viertel belegen.

Hierbei handelt es sich um Darstellungsarten mit erweitertem und speziellen Funktionsumfang

Darstellungsart "ppNa" "N" an der 3. Stelle der Darstellungsart = Diese Darstellungsart entspricht der Darstellungsart "Satp" jedoch können hier bis zu 99 Positionszeilen neben dem Kataloggruppenkopf ( Bild) und bis zu 4 Kataloggruppen nebeneinander dargestellt werden.
"p" = Anzahl der Positionszeilen (maximal 9) neben dem Bild.
"a" = Die Anteile die eine Kataloggruppe innerhalb einer Zeile belegt (max. 4 x 1/4)
Sollen Artikelpositionen neben der Abbildung der Kataloggruppe gedruckt werden (und evtl. weitere darunter), so ist dafür die Darstellungsart "nnN" vordefiniert. "nn" steht für die Anzahl möglicher Positionen neben der Abbildung. Maximal sind 30 Positionen neben der Abbildung möglich ( "01N "bis "30 N ").

Beispiel: Mit der Darstellungsart "06N" können bis zu 6 Positionen neben der Abbildung der Kataloggruppe und weitere Positionen darunter angedruckt werden.

Beispiel für Darstellungsart "06N2" ( bis 6 Positionen neben dem Bild, 2 Kataloggruppen nebeneinander die jeweils 2/4 der Zeile belegen)

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Das gleiche Ergebnis könnte auch mit der Darstellungsart "S246" erreicht werden. (Die Kataloggruppe (hier 2 mit gleicher Darstellungsart) belegt 2 Anteile der Zeile mit 6 Positionen neben dem Bild). "ppNa" bietet gegenüber " Satp " den Vorteil mehr als 9 (theoretisch bis 99 Positionen ) (pp) neben dem Bild zu drucken. Jedoch bei fester "Zeilenteilung" 4 x ein Viertel d.h. maximal 4 Kataloggruppen nebeneinander, die jeweils a-Viertel belegen. Bei "Satp" können maximal nur 9 Positionen (p) neben dem Bild gedruckt werden, jedoch lassen sich hier beliebige Zeilenaufteilungen (t) (nicht nur Viertel) der Zeile definieren (z.B. "S236", die zu druckende Kataloggruppe belegt 2-Drittel der Zeile mit 6 Positionen neben dem Bild . Maximal passt in diesem Fall nur noch eine Kataloggruppe die gleich oder weniger als ein Drittel belegt in die gleiche Zeile (z.B. S136).

Darstellungsarten für automatische Preisermittlung bei kursabhängigen Preisen Darstellungsart " xxG" Bei den Darstellungsarten "nnG" und "nnW" (auch "06 ", "11 " und "22 ") handelt es sich um Darstellungsarten, bei denen das Programm zur Laufzeit, ausgehend von einem Basispreis, weitere (nn) Preise errechnet und druckt (z.B. bei tagesabhängigen Metallnotierungen für Kupfer, Zink, Feinzink etc.).

Darstellungsart " xxW" Bei den Darstellungsarten "nnG" und "nnW" (auch "06 ", "11 " und "22 ") handelt es sich um Darstellungsarten, bei denen das Programm zur Laufzeit, ausgehend von einem Basispreis, weitere (nn) Preise errechnet und druckt (z.B. bei tagesabhängigen Metallnotierungen für Kupfer, Zink, Feinzink etc.).

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Das Programm erwartet dazu in der Artikeldatei die Informationen: Basispreis, Schrittweite und Zuschlag. Zum Beispiel:

Artikelnummer : "XYZ-4711"
Grundpreis : 100
Basiskurs : 150
aktueller Kurs : 400
Schrittweite : 10
Zuschlag : € 1,00 je 10 Punkte Kursschwankung

Im Katalog sollen 20 Preise ab einem möglichen Kurs von 350 gezeigt werden, wobei die ersten 10 Preise auf der linken, die restlichen 10 Preise auf der rechten, gegenüberliegenden Seite gedruckt werden sollen.

In der Artikeldatei müssen dazu folgende Daten für die einzelnen Artikel vorhanden sein (z.B. aus Datenimport oder manuell erfasst).

Art (bis zu 4 unterschiedliche Kursermittlungen sind möglich)

Basis-Notierung Schrittweite Zuschlag

Mit der Darstellungsart "10G" werden automatisch folgende Werte ermittelt

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Mit der Darstellungsart "10W" werden folgende Werte ermittelt (Fortsetzung von "10G")

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Gedruckt werden diese nun sowohl untereinander, als auch auf gegenüberliegenden Seiten nebeneinander, bzw. auf Folgeseiten in gleicher Höhe. Ob und wo (links oder rechts) die Artikelnummer usw. gedruckt werden, ist im "Katalog-Designer" festzulegen.

Darstellungsart "SUEB" Seitenüberschrift
Durch Einfügen einer "Pseudo-Kataloggruppe" mit der Darstellungsart "SUEB", stehen für die Verwendung im Seitenüberschriftenbereich, ab der entsprechenden Kataloggruppe, alle Datenfelder (Namen und Inhalte) dieser Kataloggruppe zur Verfügung. Im Berichtsdesigner werden diese mit der vorgestellten Buchstabenfolge "SUEB." angesprochen. Beispiel: Der Inhalt aus dem Datenfeld "T1" der Kataloggruppe soll ab dieser Kataloggruppe als Seiten Überschrift gedruckt werden, so wird dieses im Textobjekt des Designers mit "SUEB.T1" angesprochen. Somit können bereits bei der automatischen Katalogerstellung aus einer Importdatei, Überschriften ab einer gewünschten Katalogstelle automatisiert eingefügt werden, indem ein entsprechender "Pseudoartikel" mit der Darstellungsart "SUEB" in der Importdatei eingefügt wird.

Darstellungsart "ZUEB" Zwischenüberschrift
Durch Einfügen einer "Pseudo-Kataloggruppe" mit der Darstellungsart "ZUEB", stehen für die Verwendung im Seitenüberschriftenbereich, ab der entsprechenden Kataloggruppe, alle Datenfelder (Namen und Inhalte) dieser Kataloggruppe zur Verfügung. Im Berichtsdesigner werden diese mit der vorgestellten Buchstabenfolge "ZUEB." angesprochen. Beispiel: Der Inhalt aus dem Datenfeld "T1" der Kataloggruppe soll ab dieser Kataloggruppe als Seiten-Überschrift gedruckt werden, so wird dieses im Textobjekt des Designers mit "ZUEB.T1" angesprochen. Somit können bereits bei der automatischen Katalogerstellung aus einer Importdatei, Überschriften ab einer gewünschten Katalogstelle automatisiert eingefügt werden, indem ein entsprechender "Pseudoartikel" mit der Darstellungsart "ZUEB" in die Importdatei eingefügt wird.

In dem nachfolgenden Beispiel sollen im Design "Buero01" die Bilder einer bestimmten Kataloggruppe an eine bestimmte Stelle gedruckt werden (hier immer rechts außen). Wir haben dafür willkürlich festgelegt, dass dies die Kataloggruppen-Darstellungsart "01 " (="katgruppe.darstell" (steht für Druckvariante)) sein soll. Im obersten Fenster des Formulars ("Objekt drucken") wurde dazu in der Bedingung "nur drucken wenn Ausdruck wahr ist" die Bedingung "BildKG0Da() and katgruppe.darstell = "06N " eingegeben. Die Funktion "BildKG0Da()" liefert "JA", wenn die Bilddatei (der Name steht in der Kataloggruppe) vom Programm gefunden wurde. Wenn zusätzlich die Darstellungsart der Kataloggruppe (katgruppe.darstell) gleich "01 " ist, wird das Bild gedruckt.

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Kataloge mit Darstellungsarten mit integrierten Funktionen (z.B. Positionen mehrspaltig, Positionen neben Bild usw. ) können ohne Änderung der Darstellungsart in den einzelnen Kataloggruppen auch als "einfache Listen" gedruckt werden. So lässt sich problemlos aus den Daten eines vorhandenen Kataloges eine dazu passende Liste (z.B. separate Preisliste) erstellen. Dazu ist lediglich als Name für das zu erstellende Design mit der Zeichenfolge "-PRL" am Ende zu wählen (Z.B. "Standard01-PRL") . Das Programm erkennt diese Zeichenfolge und neutralisiert beim Drucken die unterschiedlichen Darstellungsarten in den einzelnen Kataloggruppen (d.h. es generiert die Arbeitsdatei mit Darstellungsart " " anstelle der in der Kataloggruppe vorgegebenen).

Artikeldaten können auf verschiedene Art den Kataloggruppen zugewiesen werden:

1. Freies Erfassen von Artikeldaten durch direkte Eingabe der Artikelnummer ohne Prüfung.
2. Erfassen von Artikeldaten durch direkte Eingabe der Artikelnummer mit Prüfung und Datenübernahme. Vor der Verwendung dieser Funktion sind die entsprechenden Artikeldaten zu importieren. Details dazu finden sie unter der Rubrik "Der DatenImport" "
3. Übernahme / Auswahl von Artikeldaten aus einem vorhandenen Warenwirtschaftssystem oder aus einer beliebigen anderen ASCII-Datei (z.B. Artikeldaten eines Lieferanten). Vor der Verwendung dieser Funktion sind die entsprechenden Artikeldaten zu importieren. Details dazu finden sie unter der Rubrik "Der Datenimport".

Die Vorgehensweise ist weitgehendst wie unter "Katalogerstellung ohne Verwendung von Artikelstammdaten" beschrieben. Zusätzlich können hier, die aus Ihrem Warenwirtschaftssystem oder aus Lieferantendaten importierten Artikeldaten bereits bei der Erstellung der Kataloge arbeitsersparend genutzt werden. Den weitaus größeren Nutzen jedoch ziehen Sie aus der Möglichkeit, zukünftig den einmal erstellten Katalog automatisiert mit den neuesten Preisen aus dem Warenwirtschaftssystem zu aktualisieren (siehe dazu "Der Datenimport").

Folgende vorbereitende Maßnahmen sind durchzuführen:

1. Die aus dem Warenwirtschaftssystem zu importierenden Artikeldaten sind als CSV-Datei (z.B. aus MSEXCEL) bereitzustellen (z.B. Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, usw.). Es besteht natürlich auch die Möglichkeit Artikelstammdaten manuell zu erfassen (vgl Kapitel "Artikeldaten verwalten")
2. Die Importschnittstelle von KL-KatGen ist entsprechend dieser CSV-Datei anzupassen. Details finden Sie unter "Der Datenimport".
3. Im Menüpunkt "Der Datenimport" besteht die Möglichkeit, aus einer externen Schnittstellendatei Artikeldaten in die KL-KatGen eigene Artikelstammdatei einzulesen. Die Option "Daten in Artikeldatei übernehmen" aktivieren.

4. Öffnen Sie nun die Artikelauswahl (Schaltfläche "Artikel-Auswahl" auf der Hauptmaske). In einem Auswahlfenster stehen nun die Artikeldaten zur Verfügung und können per "Knopfdruck" (Schaltfläche "Erfassen") oder durch "Doppelklick" auf die Artikelnummer in die jeweilige Position übertragen werden.
5. Mit der Schaltfläche "Katalog Drucken" gelangen Sie in den Programmzweig "Kataloge – Druck und Design". Hier können Sie Designs zuweisen, Designs erstellen und ändern, Kataloge anzeigen bzw. Drucken.

Wie bereits aufgezeigt, können Sie mit KL-KatGen in wenigen Minuten Ihre einmal erstellten Kataloge mit den neuesten Preisen aus Ihrem Warenwirtschaftssystem oder mit Preisen von Ihrem Lieferanten aktualisieren. Entsprechend der Vorgehensweise der Katalogerstellung sind folgende vorbereitende Maßnahmen durchzuführen:

1. Die aus dem Warenwirtschaftssystem zu importierenden Artikeldaten sind als Datei im CSV-Format (siehe dazu MS-EXCEL ) bereitzustellen (z.B. Artikelnummer, Bezeichnung, Preis usw.). Es besteht natürlich auch die Möglichkeit Artikelstammdaten manuell zu erfassen (vgl Kapitel "Artikelstammdaten verwalten")
2. Die Importschnittstelle von KL-KatGen ist ggf. entsprechend dieser CSV-Datei anzupassen (in der Regel ist dies bereits bei der Erstellung erfolgt).
3. Wählen Sie ggf. den zu aktualisierenden Katalog (Schaltfläche "Katalog-Wechsel").
4. Im Menüpunkt "Datenimport" besteht die Möglichkeit aus einer externen Schnittstellendatei Artikeldaten in die KL-KatGen eigene Artikelstammdatei einzulesen. Die Option "Daten in Artikeldatei übernehmen/aktualisieren" aktivieren. Die Option "automatische Kataloggruppen-Anlage" aktivieren. Die Option "einschließlich aktualisieren vorhandener Kataloggruppen/Positionen" aktivieren.

5. Mit der Schaltfläche "Katalog Drucken" gelangen Sie in den Programmzweig "Kataloge – Druck und Design". Hier können Sie Designs zuweisen, Designs erstellen und ändern, Kataloge anzeigen bzw. Drucken.

Um einen Artikel der Kataloggruppe zuzuordnen, drücken Sie Taste "Neue Position". Sie können nun in der gewünschten Zeile, in der Spalte "Artikel-Nummer" eine Artikel-Nummer erfassen. Das Programm prüft beim Verlassen des Eingabefeldes, ob ein entsprechender Artikel in der Artikeldatei vorhanden ist. Wird der Artikel nicht gefunden, erfolgt eine Fehlermeldung und die Abfrage, ob weiterhin fehlende Artikel gemeldet werden sollen.

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Wird dies verneint, können beliebige Artikeldaten ohne weitere Prüfung erfasst werden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Kataloge frei, d.h., ohne Bezug auf eine Artikeldatei erstellt werden sollen.

Um einen Artikel der Kataloggruppe zuzuordnen, drücken Sie die Taste "Neue Position". Sie können nun in der gewünschten Zeile, in die Spalte "Artikel-Nummer" eine Artikelnummer erfassen. Das Programm prüft beim Verlassen des Eingabefeldes, ob ein entsprechender Artikel in der Artikeldatei von KL-KatGen vorhanden ist und überträgt Preis und Artikelbezeichnung sowie weitere Informationen. Wird der Artikel nicht gefunden, erfolgt eine Fehlermeldung. Wahlweise kann die Eingabe wiederholt, abgebrochen oder die Prüfung ausgeschaltet werden (siehe zuvor).

Die Reihenfolge der erfassten Positionsdaten kann problemlos durch Überschreiben der Positionsnummer geändert werden. Das Programm sortiert die Positionen nach Verlassen des Eingabefeldes sofort neu (in Zehner-Schritten).

Durch Überschreiben der Kataloggruppen-Nummer kann die Position der Kataloggruppe (Reihenfolge) jederzeit geändert werden. Beachten Sie jedoch, dass dadurch Überschriften ebenfalls eventuell neu platziert werden müssen.

Es besteht die Möglichkeit vorhandene Kataloggruppen zu kopieren bzw. auszuschneiden und diese an einer anderen Stelle des Kataloges einzufügen. Öffnen Sie hierzu das Kopierfenster, mit klick auf den "Z" Button am unteren rechten Rand der Hauptmaske. Es erscheint die hier abgebildete Maske mit den entsprechenden Buttons "Kopieren", "Ausschneiden" und "Einfügen". Klicken Sie auf den "Kopieren-Button" bzw. den "Ausschneiden-Button", damit wird die aktuell in der Hauptmaske angezeigte Kataloggruppe in den Zwischenspeicher von KL-KatGen geladen.

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Blättern Sie nun an die Stelle des Kataloges, wo die Kataloggruppe eingefügt werden soll. (Sie können natürlich auch durch Eingabe der Kataloggruppennummer in der Hauptmaske an die gewünschte Stelle gelangen). Mit Klick auf den "Einfügen-Button" wird die zu kopierende Kataloggruppe nach der am Bildschirm angezeigten Kataloggruppe eingefügt. Der Button "Reorganisation" öffnet das Modul Verwaltung "Katalogsortierung nach Kataloggruppen"

Vor der Verwendung dieser Funktion sind die entsprechenden Artikeldaten zu importieren. Details dazu finden Sie unter Punkt "Der Datenimport" . Nach Drücken der Taste "Artikel-Auswahl" öffnet sich das "Artikelauswahlfenster". Sie können nun den gewünschten Artikel auswählen (markieren) und durch Drücken der Taste "Erfassen" in die vorgesehene Kataloggruppe übernehmen. Automatisch "springt" dabei der Cursor sowohl in der Grundmaske, als auch im Artikelauswahlfenster in die nächste Position. Durch Doppel-Klick auf die Artikelnummer im Artikelauswahlfenster können die Daten ebenfalls übertragen werden.

Suchen von Artikel in der Artikelstammdatei und Übernahme in den Katalog Erlaubt auch die Artikelneuanlage, die Änderung einzelner Datenfelder und das sofortige Löschen von Artikeldaten in der Artikelstammdatei.

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Auf der rechten Seite des Artikelauswahlfensters werden die Kataloggruppen in der sich der angezeigte Artikel befindet, angezeigt. Mit Doppel-Klick auf die gewünschte Kataloggruppen-Nummer wird die entsprechende Kataloggruppe in der Arbeitsansicht angezeigt.

Zum schnellen Auffinden der Artikeldaten kann die Artikelstammdatei "gefiltert" werden. Geben Sie dazu die Artikelnummer bzw. den in der Artikelbezeichnung 1 oder 2 zu suchenden Text in das "Textfilterfeld" ein und "klicken" Sie in das "Artikelauswahlfeld". Es werden nun nur noch die Artikel angezeigt, bei denen der entsprechende Text in der Bezeichnung 1 oder 2 enthalten ist. Zur Prüfung, ob der Artikel bereits übernommen ist, oder um zu sehen, welche noch nicht übernommen wurden, kann die entsprechende "Filtertaste" ("Alle", "Verteilt", usw.) gedrückt werden. In der Spalte "Verteilt" wird die Häufigkeit der Übertragung angezeigt.

Aus Kompatibilitätsgründen ist diese Funktion noch verfügbar, verwenden Sie stattdessen die Überschriftensteuerung mit den Darstellungsarten "SUEB" und "ZUEB".. Seiten- und Zwischenüberschriften und -texte und -bilder werden über die Funktion "Überschriften" den einzelnen Kataloggruppen zugeordnet. D.h., man bestimmt, ab welcher Kataloggruppe die entsprechende Seitenüberschrift im Seitenkopf oder innerhalb der Seite, vor welcher Kataloggruppe, die entsprechende Zwischenüberschrift erscheinen soll. Lesen Sie hierzu auch "Automatische Überschriftenerzeugung" im Kapitel "Datenimport"" Mit Maus-Klick auf die Schaltfläche "Überschriften" öffnet sich das Fenster.

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Bis zu vier Seitenüberschriften á 60 Zeichen (S1 bis S4), zwei Seitentexte bis jeweils 64.000 Zeichen und eine Abbildung (für die Seitenüberschrift) können festgelegt werden.

Bis zu vier Positionsüberschriften á 60 Zeichen (S1 bis S4), zwei Positionstexte bis jeweils 64.000 Zeichen und eine Abbildung (für die Seitenüberschrift) können festgelegt werden.

Festgelegt bedeutet, ab welcher Kataloggruppe die entsprechenden Daten gedruckt werden sollen.

Die Zuordnung kann direkt durch Eingabe der entsprechenden, korrekten (vollständigen) Kataloggruppen-Nummer oder einer davor liegenden, kleineren Nummer erfolgen. Zum Beispiel wird die Überschrift mit der Ziffernfolge "B1" erfasst, so erfolgt die Umsetzung ab der Kataloggruppe "B1", d.h. falls keine Kataloggruppe "B1" vorhanden ist mit der nächst höheren Ziffernfolge z.B. "B1ABC" oder "C1".