Unter dem Menü-Punkt Stammdatenverwaltung finden sich Programmzweige, die es ermöglichen eigene Stammdaten zur speziellen Weiterverarbeitung in KL-KatGen zu erfassen und zu pflegen.
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Durch Auswahl dieses Menüpunktes öffnet sich die unten abgebildete Maske, in der die Artikelstammdaten verwaltet werden können.
Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Artikeldaten komplett manuell erfassen oder zumindest teilweise nachpflegen und daraus verschiedene Kataloge erstellen möchten.
Sie können dann immer wieder neue Kataloge erfassen, indem Sie auf die einmal erfassten Artikeldaten zugreifen. Die Datenfelder in der Artikelstammmaske entsprechen weitgehend denen in der Katalogdatei.
Werden beim Katalogdruck oder bei der manuellen Katalogerfassung Positionsdaten aus der Artikeldatei übernommen oder aktualisiert, so übernimmt das Programm beim Bilden bzw. erfassen der jeweils ersten Position einer Kataloggruppe, die in der Artikeldatei hinterlegten Inhalte automatisiert in die entsprechenden Datenfelder der Kataloggruppendatei.
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Die Suche eines Artikels kann in KL-KatGen sowohl über firmeninterne Artikelnummer als auch über die EAN-Nummer des Artikels erfolgen. Nach Eingabe der Artikelnummer (7) sucht das Programm den Artikel unter der "normalen" Artikelnummer. Wird der Artikel so nicht gefunden, erfolgt ein erneuter Leseversuch über die EAN-Nummer.
Die EAN-Nummern können in der Artikelstammdatei manuell im Feld "EAN" erfasst werden. (Artikelstammverwaltung -> Register "ergänzende Daten" (1)).
Hat ein Artikel bereits eine vom Hersteller oder Lieferanten vergebene EAN-Nummer ist diese zu verwenden und kann direkt manuell in der Artikelstammdatei im Datenfeld "EAN" erfasst werden. Agiert Ihr Unternehmen selbst als "Hersteller" und ist berechtigt eigene EAN-Nummern zu vergeben stehen in KL-KatGen unterstützende Funktionen zur Verfügung.
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"Eigene EAN-Nummern" automatisiert erstellen. Mit "Klick" auf "E" (2) (Artikelstammverwaltung -> Register "ergänzende Daten" (1)) öffnet sich das Fenster "EAN-Nummer ermitteln". Entsprechend dem hinterlegten "EAN-Ermittlungsalgorithmus" (siehe nachfolgend) wird die nächste zu vergebende EAN-Nummer angezeigt. Mit "Klick" auf "Übernehmen" (3) wird diese in den angezeigten Artikelstammsatz übernommen. Wurde "auto next" (5) aktiviert, wechselt das Programm sofort zum nächsten Artikelstammsatz.
Mit "Klick" auf "alle EAN.Nr neu ermitteln" werden alle EAN-Nummern entsprechend den Vorgaben neu errechnet und in die Artikelstammdaten übernommen.
Mit "Rechts-Klick" auf den Label "Basisnummer" (1) wird das Datenfeld "Basisnummer"(2) (GLN-Nummer Globale-Lokationsnummer) für die Erfassung der Basisnummer freigeschaltet. Zusätzlich stehen nun die Felder "ermitteln aus" (3) und die "laufende Nummer " (4, nur bei autom. EAN-Zähler benötigt) zur Verfügung.
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Im Feld Basisnummer (1) wird die GLN-Nummer (d.h.die Globale-Lokationsnummer Ihres Unternehmens 7 bis 9 stellig) hinterlegt. Für die eigentliche "Artikelnummer" verbleiben so noch 3 bis 5 Stellen.
Im Feld "ermitteln aus" ist der Name des Datenfeldes der Artikelstammdatei, auf das sich die EAN-Ermittlung beziehen soll, anzugeben. Ist Ihre Artikelnummer maximal 5 Stellen lang und numerisch kann diese direkt verwendet werden. D.h. im Feld "ermitteln aus" wäre dann "artnr" anzugeben.
Somit ergäbe sich z.B. aus der Basisnummer "4045738" + Artikelnummer "04711" + Prüfziffer "4" die EAN-Nummer "4045738047114".
Die Prüfziffer wird automatisch vom Programm errechnet.
In der Regel reicht die 5-stellige (Artikel)-Nummer nicht aus bzw. sind "sprechende" Artikelnummern vorgegeben. Somit ist für die EAN-Nummernermittlung im Feld "Artikel" eine (hier) 5-stellige Nummer manuell zu erfassen oder sich automatisiert über den "ean_zaehler" (3) (4) voreinstellen zu lassen die in die EAN-Nummer übernommen wird.
Z.B. siehe Abbildung oben:
Basisnummer "4045738"+lfd. Nr. "00066"+ Prüfziffer "9" ergibt die EAN-Nummer . "4045738000669.
Der "ean_zaehler" wird durch Eingabe des Wortes "ean_zaehler" im Datenfeld "ermitteln aus" aktiviert. Die "Startnummer" (bzw. die letzte lfd. Nummer) kann (4) vorgegeben werden.
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Ist die Artikelnummer eines Artikels nicht bekannt, oder sollen mehrere Artikel mit ähnlichen Bezeichnungen oder Zugehörigkeiteb gefunden werden steht die" Filterfunktion" zur Verfügung.
Nach Eingabe eines Suchbegriffs im Eingabefeld "Suchfilter" öffnet sich ein zusätzliches Fenster in dem Sie bestimmen können in welchen Datenfelder der Artikelstammdatei der gewünschte Begriff gesucht werden soll.
Die Maskenhintergrundfarbe ändert sich bei aktivem Filter auf rot.
Weitere Texte können nach Aufruf im Fenster Kataloggruppen-Zusatzdaten manuell erfasst und verwaltet werden. Werden Positionsdaten aus der Artikeldatei übernommen, werden bei Erfassung der jeweils ersten Position einer Kataloggruppe, der in der Artikeldatei hinterlegte Text automatisiert in den Kataloggruppenzusatztext übertragen. (Wegen der Gefahr eines ungewollten "Überschreibens der Daten", siehe dazu auch "Datenaktualisierung beim Datenimport / Katalogerstellung".)
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Diese Texte können sowohl, zeilenweise (linke Abbildung) oder als ein editierbares Textfenster (rechte Abbildung) genutzt werden. Sie können durch klicken auf den A-Button im unteren rechten Maskenbereich zwischen diesen beiden Modi umschalten. Die Grundeinstellung erfolgt im Key "fazusatzkz" durch Eintragen der Ziffer 1 im Feld "Text1" an der dritten Stelle.
Bis zu fünf Zusatztexte (jeweils bis 64.000 Zeiche) können für jede Kataloggruppe hinterlegt werden. In der Fußleiste kann der gewünschte Text (1 bis 5) angewählt und geändert werden.
Gezeigt wird jeweils der (die) Text(e) der aktiven Kataloggruppe.
Sowohl in der Grundmaske als auch in dem Zusatztextfenster können die Kataloggruppen gewechselt (geblättert) werden.
Mit Klick auf den Button "Kopieren" wird der gesamte Maskeninhalt gemerkt, durch Klick auf den Button "Einfügen" wird der zuletzt gemerkte Maskeninhalt in die aktuelle Maske eingefügt.
Mit Klick auf den Button "leeren" wird der gesamte Maskeninhalt geleert.
Mit Klick auf den Button "Neu" wird ein neuer Artikelstammsatz angelegt.
Mit Klick auf den Button "Beenden" wird die Maske "Kataloggruppen-Zusätze" verlassen.
Über den "P-Button" können die Bezeichnungen der jeweiligen Zeilen hinterlegt werden.
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Je nach Anforderung können die Zusatztexte unterschiedlich genutzt werden:
- Zusatztext als ein durchgehender, editierbar Text (Langtext): lange unformatierte frei editierbare Texte (siehe Abbildung zuvor)
- Aufteilen des Zusatztextes in bis zu 20 Textzeilen bzw. Textblöcke (siehe nachfolgende Abbildung)
Dies erlaubt auf einfach Weise mit einem entsprechenden Design Produktdaten in Tabellenform (siehe Abbildung) zu drucken.
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Um zu wissen, welche Werte in welche Zeile zu erfassen sind, können Bezeichnungen für die jeweilige Zeile hinterlegt werden.
Klicken Sie die dazu auf die "L-Taste".
In der ersten Spalte (gelb unterlegt) können nun die Bezeichner (Label) für die einzelnen Zeilen vorgegeben werden.
Für eine schnellere Erfassung, insbesondere bei nachträglichen Korrekturen (z.B. Zeile einschieben) kann der Editiermodus mit Klick auf die "LS" = Labelerfassungs- und "TS" = Texterfassungs-Taste geändert werden.
In den einzelnen Feldern (siehe Abbildung "gelb und rosa") können nun Zeilen eingefügt und gelöscht werden.
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Sie können die Label und die Zusatztexte einer Kataloggruppe in andere Kataloggruppen übertragen.
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Klicken Sie dazu auf den Button "Merken"
Das Programm übernimmt Texte und Label in den Zwischenspeicher.
Wählen Sie nun "Was" Sie übertragen wollen:
- Nur den aktuellen T ext (hier T ext 1)
- T ext1 mit dem entsprechenden Label
- Alle T exte (1-5)
- Alle Texte (1-5) mit den entsprechenden Labels
- Nur die Labels der aktuellen Kataloggruppe von Zusatztext 1
- Alle Labels (1-5) der aktuellen Kataloggruppe
Wählen Sie nun "Wohin" Sie übertragen wollen.
- In eine bestimmte Kataloggruppe
Indem Sie in der Grundmaske oder in dem Kataloggruppenzusatztextfenster (hier) die gewünschte Kataloggruppe wählen (z.B. durch Blättern oder Anwahl). - In alle Kataloggruppen des Kataloges
Indem Sie auf die entsprechende Auswahltaste "Klicken".
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Mit "Klick" auf den "Löschen Button" werden die gewählten (siehe Kopieren) Texte und Label der entsprechenden Kataloggruppen gelöscht.
Über diesen Menüpunkt stehen Ihnen drei einfache Artikellisten zur Verfügung. Die Sortierung kann nach Artikel-Nummer, Artikelhauptgruppe oder nach Artikelbezeichnung erfolgen.
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Die aktuelle Artikeldatei kann unter einem anderen Namen gespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt erneut genutzt werden.
Durch Auswahl dieses Menüpunktes, kann eine Artikeldatei, die zu einem früheren Zeitpunkt mit der Funktion "Artikeldatei speichern unter" gespeichert wurde, als aktuelle Artikeldatei ausgewählt werden.
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Durch Auswahl dieser Menüfunktion wird die Artikeldatei temporär gesichert. Beachten Sie dass die vorherige temporäre Sicherung dabei überschrieben wird.
Die zuvor temporär gesicherte Artikeldatei wird wieder als aktuelle Artikeldatei zur Verfügung gestellt.
Durch Auswahl dieses Menüpunktes wird die aktuelle Artikeldatei geleert.
Ab der Version 8.0 verfügt KL-KatGen über die Möglichkeit "Katalog-Kategorien" bzw. "Artikelgruppen" zu verarbeiten. Es besteht somit die Möglichkeit beim Drucken automatisiert die Daten für zusätzliche Inhaltsregister und Verzeichnisse zu erzeugen und die Katalogbereiche mit entsprechenden Überschriften zu versehen.
Die Erfassung und Zuordnung von Artikelgruppen ermöglicht es Ihnen darüber hinaus Artikelgruppenspezifische Sonderkonditionen (Rabatte) zu vergeben. (vgl. Kapitel "Zusatzmodul SK").
Sollten Sie planen, ihre Artikel in Gruppen zuzuweisen oder aus Ihrer Vertriebssoftware vorhandene Artikelgruppenzuweisungen zu aktivieren/übernehmen (d.h. im Artikel steht die Artikelgruppe, Sie müssen nur noch den entsprechenden Artikelgruppenbezeichnung erfassen), um die Möglichkeit zu haben, Sonderkonditionen auf Artikelgruppen zu erfassen, lesen Sie am besten das Kapitel "Manuelle Artikelgruppen/Kategorienverwaltung".
Damit Kategorien verarbeitet werden können, müssen Kategorienummer und Bezeichnung bekannt sein, d.h. diese Informationen müssen in der Tabelle Kategorien zur Verfügung stehen. Ebenso muss bekannt sein in welchen Beziehungen die Kategorien untereinander stehen, d.h. welche Kategorie ist einer anderen über- bzw. un- tergeordnet ("Master" -> "Slave", bzw. "Parent" -> "Son").
Je nach Qualität der zur Verfügung stehenden Ursprungsdaten kann diese Tabelle beim eigentlichen Datenimport komplett automatisch erzeugt werden. Sie kann manuell nachbearbeitet bzw. ergänzt werden. Hierzu steht die entsprechende Programmfunktion unter dem Menüpunkt "Stammdaten" zur Verfügung.
- automatische Ermittlung der Katalogkategorien beim Datenimport
- automatisierte Ermittlung der Katalogkategorien mit der Programmfunktion "Erstellen / Verwalten Kategorien"
- Ermittlung aus den Kataloggruppen des aktuellen Kataloges
- Ermittlung aus der KL-KatrGen-eigenen Artikelstammdatei
- Ermittlung aus der Importdatei
- Ermittlung aus einer CSV-Datei
- manuelle Erfassung / Verwaltung Katalogkategorien mit der Programmfunktion " Erstellen / Verwalten Kategorien"
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Wurde das Feld "Kategorie" in der Strukturverwaltung einem Datenfeld der Importdatei per Referenz zugewiesen (z.B. der Artikelgruppe (nicht Kataloggruppe) ), erstellt KL-KatGen beim Import einen entsprechenden Datensatz in der Kategorietabelle (siehe in nachfolgender Abbildung "lfd.Nr. 4" folgende).
Wurde in einem weiteren Feld auch noch die Bezeichnung "mitgeliefert", wird diese auch übernommen. Wird darüber hinaus auch noch die übergeordnete Kategorie/Gruppe im gleichen Datensatz "mitgeliefert" (die Zuweisung /Referenz ist "Master1" und "MasterTx1") vermerkt KL-KatGen diese Zuordnung im Feld "Master" und erzeugt, falls noch nicht vorhanden einen "Mastersatz" ("Parentsatz").
Wird dem "Master" ebenfalls ein "Master" zugewiesen, verfährt KL-KatGen entsprechend. KL-KatGen kann auf diese Weise eine Tabelle mit bis zu 6 Stufen ("master, slave" bzw. "parent, son") erstellen.
Die Zuweisung beginnt mit der untersten Stufe (hier Geldbörse, Herrengürtel, Kopfbedeckungen, Krawatten etc.). Diese Stufe muss den Referenzfeldern "Kategorie" und "KategorieTx" zugewiesen werden.
Die nächste Stufe (hier Accessoires, Anzüge, Hemden etc.) muss den Referenzfeldern "Master1" und "MasterTx1" zugewiesen werden.
Die nächste Stufe (hier Herrenmode bzw. Damenmode) muss den Referenzfeldern "Master2" und "MasterTx2" zugewiesen werden.
Die letzte (oberste) Stufe in unserem Beispiel (Bekleidung) wäre den Referenzfeldern "Master3" und "MasterTx3" zuzuweisen. Wir haben dies bewusst unterlassen, um die weitere manuelle Verarbeitung zu verdeutlichen (siehe manuelle Strukturverwaltung).
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In der Importdatei wurden dazu in unserem Beispiel die Daten entsprechend nachfolgender Tabelle bereitgestellt.
Beim Datenimport erzeugt KL-KatGen, mit Ausnahme der Kategorie "1000 Bekleidung" (rot dargestellt), daraus nachfolgend dargestellte Kategorietabellensätze:
Es müssen nicht zwangsläufig alle Master in der Importdatei mitgeliefert werden. So wurde in diesem Beispiel die Kategorie "1000" nicht in der Importdatei "mitgeliefert", sondern sie ist in der "Kategorien-Verwaltung" manuell hinzugefügt worden.
Für die vollständige, automatische Erstellung der Kategorietabellen stehen in den meisten Unternehmen die Daten nicht, bzw. nicht in der gewünschten Form zur Verfügung. Meistens sind in den Artikelstammdaten des Warenwirtschaftssystems die Artikel lediglich einer Artikelgruppe zugeordnet bzw. die Kategoriebezeichnungen und der Kategorienaufbau (Master -> Slave) sind in separaten Tabellen hinterlegt, so dass ein manuelles Erfassen, Ergänzen oder Nachbessern notwendig wird.
KL-KatGen bietet dafür folgende Lösungen an:
Mit Anwahl dieser Option wird die Kategorietabelle aus den aktuellen Katalogdaten (Datenfeld "Kategorie" der Kataloggruppe) erzeugt / ergänzt.
Mit Anwahl dieser Option wird die Kategorietabelle aus den aktuellen Artikeldaten (Datenfeld "Kategorie" der Artikelstammdatei) erzeugt / ergänzt.
Mit Anwahl wird ein Dateiauswahlfenster angezeigt. Mit Klick auf den Button "Ausführen" können aus der ausgewählten CSV-Datei die Daten direkt in die Kategorietabelle übernommen werden.
KL-KatGen erwartet drei mit Semikolon getrennte Datenfelder:
Kategorie;Kategoriebezeichnung;Masterkategorie
Die Definitionen für 'Texttrenner','Feldtrenner' und 'Code-Page' werden aus dem Katalogdaten-Import übernommen.
Wie bereits in den Kapiteln "Automatische Kategorienermittlung" sowie "Automatische Kategorienermittlung beim datenimport" aufgezeigt, besteht die Möglichkeit die von KL-KatGen zur Verfügung gestellte Kategorientabelle manuell zu erfassen, bzw. zu ergänzen.
In der Regel sind die Artikel in einem Warenwirtschaftssystem einer Artikelgruppe (=Kategorie) zugeordnet bzw. müssen für ein sinnvolles Verarbeiten die Kataloggruppe einer Kategorie zugewiesen sein. Somit kann bereits mit einer der zuvor beschriebenen Funktionen aus diesen Datenbeständen eine (eventuell unvollständige) Kategorietabelle erzeugt werden. So dass nun lediglich mit dem Verwaltungsprogramm die Daten eventuell mit den Kategoriebezeichnungen und Masterzuweisungen und dem zusätzlichen Anlegen der "Mastersätze" ergänzt und korrigiert werden müssen.
In unserem Beispiel zuvor fehlte in der Importdatei lediglich die oberste Gruppe Kategorie "1000" mit der Bezeichnung "Bekleidung", die hier nun manuell dazu erfasst wurde.
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Neue Kategoriesätze können nach "Klick" auf den Button "Neuanlage" erfasst werden.
Klick auf den Button "Löschen", löscht den aktuell markierten Kategoriesatz nach einer Abfrage.
Wurde die Tabelle fertig erstellt, ist mit "Klick" auf den Button "Generieren" die Kategorie-Struktur neu zu erzeugen. Kategorien, die einer Masterkategorie zugeordnet wurden, diese jedoch nicht in der Kategorietabelle vorhanden ist, werden angezeigt. Nach Anlegen der entsprechenden, übergeordneten Masterkategorie ist der Generierungslauf zu wiederholen.
Es ist zu beachten, dass nur für solche Kataloggruppen und Artikel Registereinträge gemacht werden können, bei denen im Feld "Kategorie" eine Kategoriezuordnung beim Datenimport oder manuell gemacht wurden.
Es gelten hierbei folgende Prioritäten:
Vorrang hat immer die Kategorie in der Kataloggruppe, bei manueller Kataloganlage aus dem internen Artikelstamm bestimmt die Kategorie des ersten Artikels einer Kataloggruppe die ganze Gruppe.
Es besteht die Möglichkeit, diese nachträglich, in der Maske "Katalog-Gruppen-Zusätze" abzuändern.
Wenn Sie die Einteilung/Zuordnung in Artikelgruppen lediglich dazu benötigen um die Möglichkeit zu haben, Sonderkonditionen auf Artikelgruppen zu erfassen, müssen Sie nur die unterste Stufe (Artikelgruppe, Bezeichnung) der oben beschriebenen Tabelle erfassen.
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In der unten abgebildeten Maske besteht die Möglichkeit Kunden manuell zu erfassen und zu pflegen.
Zur Verfügung stehen die folgende Datenfelder: Name1, Name2, Name3, Straße, Postleitzahl, Ort, Gruppe (Kundengruppe), Preisgruppe, Grundrabatt und Status.
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Die Möglichkeit einer Übernahme aus einer Schnittstellendatei (evtl. aus Ihrer Vertriebssoftware) besteht über den Button "Datenimport".
Hierbei geht das System von einer Datei im CSV-Format (Felder mit Semikolon getrennt) mit einer festen Satzbeschreibung aus. Diese können Sie der unten dargestellten Abbildung entnehmen.
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Beispiel: Sie klassifizieren Ihre Kunden nach getätigten Umsätzen von 1 bis 10 (oder von 001 bis 010, das Datenfeld ist alphanumerisch), und geben der Kundengruppe mit dem meisten Umsatz den besten Preis bzw. den größten Rabatt.
Die genaue Vorgehensweise zum Erfassen von Kundengruppenkonditionen entnehmen Sie dem nachfolgenden Kapitel "Sonderkonditionen verwalten".
Die Feldinhalte und ihre WirkungsweiseIn diesem Programmmodul könne Sie Kundengruppen erfassen und verwalten. Die Erfassung und Zuordnung von Kundengruppen ermöglicht es Ihnen Kundengruppenspezifische Sonderkonditionen zu vergeben. (vgl. Kapitel "Zusatzmodul SK").
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In diesem Programmmodul werden die Daten für die Preisermittlung hinterlegt und verwaltet
Spezifiziert werden können dabei
- Artikeleinzelpreise
- Rabatte auf Einzelpreise
- Rabatte für Kundengruppen
- Rabatte für Artikelgruppen
- Zugehörigkeit zu Preisgruppen
- Zugehörigkeit zu Artikelgruppen
- Preisgültigkeit von-bis
- Konditionen für Kunden-/Aktionen (diese Daten unter "Verwalten Kunden/Aktionsstammdaten erfasst werden")
- Konditionen für Kundengruppen
- Konditionen für einzelne Artikel und Artikelgruppen
Anwendungsbeispiel:
Sie haben Ihre Kunden nach getätigten Umsätzen von 1 bis 10 (oder von 001 bis 010, das Datenfeld ist alphanumerisch) klassifiziert.
Nun möchten Sie der Kundengruppe 001 einen Rabatt auf eine Artikelgruppe von 12 % geben.
Hierzu müssen Sie erst die Einstellung "Kundengruppe" (Maske unten links) aktivieren. Als nächstes erfassen Sie die entsprechende Kundengruppe, mittels Doppelklick auf das Eingabefeld Kundengruppe bzw. Klick auf die nebenstehende Schaltfläche mit den drei Punkten.
Es öffnet sich eine Tabelle in der Sie die entsprechende(n) Kundengruppe(n) erfassen können.
Anschließend das Fenster schließen und die Konditionen erfassen.
In dem unten abgebildeten Beispiel geben wir der Kundengruppe 001 alle Artikel, die zur Artikelgruppe 100 gehören einen Rabatt von 15 Prozent. Außerdem bekommt die gleiche Kundengruppe den Artikel "51633M" für einen Sonderpreis von 23,- Euro. Beide Aktionen sind auf den angegebenen Zeitraum befristet.
In der unten abgebildeten Maske besteht die Möglichkeit Lieferanten manuell zu erfassen und zu pflegen. Zur Verfügung stehen die folgende Datenfelder: Name1, Name2, Name3, Straße, Postleitzahl und Ort.
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