Dokumentation für KL-KatGen Demo, Light & Professional

Mit KL-KatGen erstellen Sie einfach und schnell Preislisten und Kataloge. KL-KatGen unterstützt Sie dabei mit zwei leistungsstarken Werkzeugen, dem "Katalogdaten-Manager" und dem "Katalog-Designer".

Einmal erstellte Kataloge können zukünftig in wenigen Minuten mit den Preisen aus Ihrem Warenwirtschaftssystem aktualisiert werden. Beliebig viele1, unterschiedliche Kataloge, Kataloge für einzelne Artikel, Artikelgruppen, spezielle Kunden, Kundengruppen oder für einzelne Aktionen können Sie so in Ihrem System erzeugen, verwalten und drucken. Und damit sich Ihre Kunden, selbst bei umfangreichen Katalogen schnell zurechtfinden können, erstellt KL-KatGen auf Wunsch, automatisiert ein entsprechendes Inhaltsverzeichnis.

Im Katalogdaten-Manager verwalten Sie die Daten, die im Katalog erscheinen sollen. Sie bestimmen welche Artikel und Leistungen, an welcher Stelle, mit welchen Zusatztexten und Abbildungen gedruckt werden. Sie definieren Seiten- und Zwischenüberschriften und ergänzen diese bei Bedarf mit erläuternden Texten. Sie ordnen die Reihenfolge der Artikel, legen fest welche Artikel zu Artikelgruppen zusammengefasst werden, generieren automatisch Kataloge und Preislisten aus Ihrem Waren-wirtschaftssystem oder aus den Daten Ihrer Lieferanten, ergänzen diese mit Bildern und zusätzlichen Texten.

Die primären Aufgaben des "Katalogdaten-Managers":

• Erfassen der Katalogdaten (Ersterstellung)
• Pflege der Katalogdaten (Aktualisierung)
• Daten-Import/Export

Bereits mit den mitgelieferten "Katalogdesigns" können Sie sofort Ihre ersten Kataloge und Ihre ersten Preislisten drucken. Wollen Sie jedoch das Erscheinungsbild der Kataloge und Preislisten entsprechend Ihren Anforderungen und persönlichen Designvorstellungen individuell verändern, so verfügt KL-KatGen bereits in der Basisversion über einen integrierten Katalog-Designer der es Ihnen ermöglicht die mitgelieferten Standard-Katalogdesigns auf Ihre Belange hin anzupassen oder neue Katalogversionen zu erstellen. So lassen sich beliebig viele Designs erstellen und verwalten und somit aus dem gleichen Datenbestand sowohl ansprechende Bild-Kataloge als auch einfache Preislisten, Flyer oder Sonderkataloge erstellen.

Die primären Aufgaben des "Katalog-Designers":

• Erstellen / Ändern des Designs der Ausdrucke

Das endgültige Aussehen eines Kataloges wird durch die Daten, dem eigentlichen Inhalt und dem Design, das heißt, in welcher Form diese Daten zu drucken sind, festgelegt. Grundsätzlich bestimmt bei KL-KatGen die Reihenfolge der Daten innerhalb eines Kataloges die Reihenfolge der Darstellung im Katalog. Die einzelnen Katalogpositionen (in der Regel die Artikel) werden im Katalog in Kataloggruppen dargestellt.

Eine Kataloggruppe ist die Zusammenfassung von Katalogartikeln, die unter einer Beschreibung, ergänzt mit einem oder mehreren Bildern dargestellt werden sollen (z.B. ein Artikel in verschiedenen Größen oder Farben, ein Set oder ein Produkt mit Zubehör-/Ersatzteilen).

Das Aussehen, das heißt, wie diese Daten gedruckt werden, lässt sich für einzelne Kataloggruppen individuell steuern. Die Information dazu (die Darstellungsart) wird in den Daten, der Kataloggruppe zugeordnet. Wie diese Darstellungsart letztendlich interpretiert wird, das heißt, wie diese Kataloggruppe im Katalog tatsächlich erscheint, wird durch das beim Drucken zugeordnete Design bestimmt.

Im Berichtsdesigner können Sie beliebig viele Designs selbst entwickeln und nach Bedarf beim Drucken den Katalogdaten zuordnen. Somit lassen sich zum Beispiel die gleichen Katalogdaten wahlweise als Bildkatalog mit und ohne Preise oder auch nur als einfache Preisliste drucken.

Wir unterscheiden daher die Katalogerstellung d.h. die Datenzusammenstellung und das eigentliche Drucken der Katalogdaten.

Automatisierte Katalogerstellung

• Neuerstellung aus externen Daten Datenimport
• Neuerstellung aus interner Artikeldatei Datenimport
• Neuerstellung aus bestehenden Katalogdaten
• Kopieren eines vorhandenen Kataloges mit Nachbearbeiten
• "Selektiertes / gefiltertes" Kopieren eines vorhandenen Kataloges mit Nachbearbeiten

Manuelle Katalogerstellung

• Ohne Zugriff auf interne Artikelstammdaten
• Mit Zugriff auf interne Artikelstammdaten
• Mit Zugriff auf interne Artikelstammdaten unter Berücksichtigung von Sonderkonditionen

Zusammenführen einzelner Kataloge in einem Sammelkatalog

• Selektives Drucken eines Kataloges oder eines Sammelkataloges
• Zusammenführen einzelner Kataloge in einem Sammelkatalog
• Zusammenführen einzelner Katalogteile in einem Sammelkatalog

Neuerstellung aus externen Daten / Datenimport
Es werden externe Daten in den Katalogdatenstamm direkt aus fremden Schnittstellen eingelesen. Standardmäßig unterstützt wird hier das CSV-Format wie es z.B. EXCEL oder verschiedene Warenwirtschaftssysteme bereitstellen.
Details hierzu finden Sie im Kapitel "Der Datenimport".

Neuerstellung aus interner Artikeldatei / Datenimport
Es werden externe Daten in den Artikelstamm von KL-KatGen direkt aus fremden Schnittstellen eingelesen. Unterstütztes Format ist hier ebenfalls das CSV-Format wie es z.B. EXCEL oder verschiedene Warenwirtschaftssysteme bereitstellen. Natürlich ist es auch möglich, die Artikeldaten manuell in einem Stammdatenprogramm zu erfassen. Anschließend kann KL-KatGen (im Menüpunkt "Datenimport") aus den bestehenden Artikeldaten automatisiert Kataloge erstellen.

Neuerstellung aus bestehenden Katalogdaten
Es werden fertige Kataloge oder Teile von Katalogen (z.B. über Filterselektion) als neuer Katalog abgespeichert. Anschließend kann der neue Katalog angepasst oder unverändert erstellt werden.
Details hierzu finden Sie im Kapitel "Automatische Katalogerstellung".

Ohne Zugriff auf interne Artikelstammdaten
Kataloge werden direkt, ohne vorheriges Erfassen bzw. Vorhandensein von Artikelstammdaten manuell erfasst.
Weitere Details hierzu finden Sie im Kapitel "Katalogerstellung ohne Verwendung von Artikelstammdaten".

Mit Zugriff auf interne Artikelstammdaten
Kataloge werden aus der KL-KatGen internen Artikeldatei, die entweder manuell oder per Datenimport gefüllt wurde, manuell zusammengefügt. Grundlegende Inhalte wie Preise, Bezeichnungen, Bilder etc. werden, sofern diese im Artikelstamm vorhanden sind, in die Katalogdatei automatisch übernommen.
Weitere Details hierzu finden Sie im Kapitel "Katalogerstellung unter Verwendung von Artikelstammdaten".

Mit Zugriff auf interne Artikelstammdaten unter Berücksichtigung von Sonderkonditionen
Kataloge werden aus der KL-KatGen internen Artikeldatei, die entweder manuell oder per Datenimport gefüllt wurde, manuell zusammengefügt. Grundlegende Inhalte wie Preise, Bezeichnungen, Bilder werden, sofern diese im Artikelstamm vorhanden sind, in die Katalogdatei automatisch übernommen. Zur Preisfindung werden die Konditionen eines Kunden herangezogen.
Details hierzu finden Sie im Kapitel "Aktions-/Sonderpreiskatalogerfassung".

Kopieren eines vorhandenen Kataloges mit Nachbearbeiten
Speichern Sie den aktuellen Katalog unter anderem Namen (immer im KL-KatGen Arbeitsverzeichnis). Wählen Sie den so neu entstandenen Katalog (Katalogdaten) zum weiteren Bearbeiten und Drucken aus ("Kataloge und Daten verwalten" -> "Datei öffnen"). Löschen und ergänzen Sie nun Kataloggruppen und Positionen.

"Selektiertes / gefiltertes" Kopieren eines vorhandenen Kataloges mit Nachbearbeiten
Kennzeichnen Sie die gewünschten (oder nicht gewünschten) Kataloggruppen einzeln oder "von-bis" und speichern Sie nach Aktivierung des "Filters" die gekennzeichneten Daten in einem neuen Katalog unter neuem Namen. (Details unter "Die Kataloggruppenselektion / Kataloggruppen filtern").

Um aus vorhandenen Katalogdaten einen Teilkatalog zu drucken, stehen die nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten zur Verfügung. Je nach Verwendung ist im Einzelfall zu prüfen welche Variante am geeignetsten ist. Soll der Katalog auch zukünftig in der gewählten Form mehrfach zum Einsatz kommen, sollen Teilbereiche je nach Zielgruppe in einem Sammeldruck unterschiedlich kombiniert werden oder ist lediglich ein Aktionsflyer zusammen zu stellen, KL-KatGen bietet entsprechende Wege.

Definieren Sie Teilkataloge, indem Sie Einträge mit Katalognummer von/bis aus einem oder mehreren verschiedenen Katalogen vornehmen. Zum Sammeldruck können Sie diese dann einzeln auswählen und zusammenführen. Sie können natürlich auch komplette Kataloge und Spezialseiten wie Deckblatt, Zwischenblatt, diverse Register etc. in dem Sammeldruck zusammenführen.

Drucken eines einzelnen Teilbereichs
In der Grundmaske von "Kataloge Druck und Design" können, zusätzlich zu der Angabe aus welchen Katalogdaten (in Verbindung mit welchem Design) der Katalog zu Drucken ist, mit einer "von-bis Eingabe" die zu druckenden Kataloggruppen ausgewählt werden. Ist zu erwarten, dass diese Selektion zukünftig wiederholt vorkommen wird, sollte diese "Kombination" in die Auswahlliste übernommen werden (Taste "eintragen").

Drucken mehrerer Teilbereiche aus einem Katalog (Katalogdaten)
"Tragen" Sie, wie im vorigen Absatz beschrieben, die zu druckenden Teilbereiche in die Auswahlliste der Grundmaske von " Kataloge Druck und Design " ein. Kombinieren Sie anschließend diese "Teilkataloge" in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge mit der Funktion "Sammeldruck" zu einem zu druckenden "Gesamtwerk" und speichern diese Kombination mit neuem Namen ab. Künftig steht dieser "Sammeldruck" zum sofortigen Druck in der Auswahlliste zu Verfügung.

Filtern einzelner Kataloggruppen
Sind viele kleinere Teilbereiche (Kataloggruppen von-bis) und /oder einzelne Kataloggruppen aus einem Gesamtkatalog in der Reihenfolge des Gesamtkataloges zu drucken, ist die "Filtermethode" zu empfehlen. Dabei werden die gewünschten (oder nicht gewünschten) Kataloggruppen einzeln oder "von-bis" gekennzeichnet und "gefiltert" gedruckt. Soll ein solches "Werk" erhalten bleiben, können die "gefilterten Daten" als neuer Katalog unter neuem Namen gespeichert werden.

Katalogdruck gesteuert über Sonderkonditionen
(optionale Zusatzfunktion, nicht im Basisprogramm enthalten)

Mit Auswahl der Option "Drucke nur Sonderkonditionsartikel" ("Kataloge - Druck und Design " Register "Preisoptionen") werden nur die Artikel gedruckt, die in der Sonderkonditionsdatei für den in Preisoptionen ausgewählten Kunden/Aktion spezifiziert wurden. Es werden dabei nur Artikel/ Artikelgruppen-Konditionen die für Kunden / Kundengruppen hinterlegt wurden, berücksichtigt. Unbeachtet bleiben reine Artikel/Artikelgruppen Konditionen ohne Kundenbezug. Mit dieser Option können auf einfache Art kundenspezifische bzw. zielgruppenorientierte Preislisten aus einem (Haupt-/Gesamt-)Katalog in der Reihenfolge des Gesamtkataloges erzeugt werden. Z.B. werden durch Erfassen einer "Sonderkondition" für den Kunden/Aktion und der entsprechenden Artikelgruppe ohne Preis-/Rabattangabe alle Artikel der angesprochenen Artikelgruppe gedruckt.

1. Die ersten Schritte
   1. Vorbereitende Überlegungen und Informationen
   2. Begriffe und Darstellungsarten
   3. In 7 Schritten zum ersten Katalog
   4. Die Wege zu Ihrem Katalog
2. Der Katalogdaten-Manager
   1. Zwei Wege zum eigenen Katalog
   2. Die Arbeitsansicht (der Katalogdaten-Manager)
   3. Der schnelle Einstieg: In Minuten zum eigenen Katalog
   4. Katalogerstellung
   5. Spaltensteuerung / Spaltenüberschriften der Kataloggruppen
   6. Die Kataloggruppenselektion
   7. Positionszusätze und Positionsdetails
   8. Katalogverwaltung
   9. Zusatzmodul SK (Option, nicht in der Basislösung)
   10. Der Datenimport
3. Der Katalog-Designer
   1. Datenfelder und Funktionen für den Druck
   2. Die Kombi-Druck-Funktionen
   3. Formatieren von Feld-Steuerelementen in einem Bericht
   4. Einstellen der Druckoptionen für Steuerelemente
   5. Einstellen der Druckoptionen für Gruppen
4. Kataloge Drucken und Design verwalten
   1. Kataloge Drucken
   2. Kataloge am Bildschirm anzeigen
   3. Design ändern
   4. Katalog-Design Auswahlarchiv
   5. Drucken von Teilbereichen eines Kataloges
   6. Preisoptionen
   7. Optionen beim Katalogdruck
   8. Erstellen und Drucken Inhaltsverzeichnisse und Register
   9. Designverwaltung
   10. Der Sammeldruck
5. Menü Katalogdaten verwalten
   1. Katalogdaten Neu
   2. Katalog Speichern unter
   3. Katalogdaten öffnen
   4. Artikel in den Positionen tauschen und löschen
   5. Verwalten von Kataloggruppen
   6. Aktions-/Sonderpreiskatalogerfassung
   7. Selektion von Kataloggruppen
   8. Überschriften
   9. Aktuelle Katalogdaten sichern
   10. Katalog zurücksichern
   11. Katalogdateien Löschen
   12. Aktuelle Katalogdatei leeren
   13. Katalog drucken und Designverwaltung
6. Menü Stammdatenverwaltung
   1. Artikeldaten verwalten
   2. Artikellisten
   3. Artikeldatei speichern unter
   4. Artikeldatei wechseln
   5. Artikeldatei sichern
   6. Artikeldatei zurücksichern
   7. Aktuelle Datei leeren
   8. Kategorien/Artikelgruppen verwalten
   9. Kundenstamm / Aktionsstamm verwalten
   10. Kundengruppen verwalten
   11. Sonderkonditionen verwalten
   12. Hersteller und Lieferanten verwalten
7. Auftragswesen
   1. Erfassen der Auftrags-/Angebotskopfdaten
   2. Erfassen der Auftrags-/Angebots-Positionen
   3. Drucken von Angeboten, Lieferscheinen und Datenblättern
   4. Anpassen des Designs von Angeboten, Lieferscheinen, Datenblättern und Briefen
   5. Briefe erstellen und drucken
8. Menü Daten-Import/Export
   1. Datenimport aus CSV-Datei
   2. Datenexport
   3. Katalogdaten-Transfer
   4. Datenimport aus Shopdaten
   5. Daten für Internetshop
9. Menü Programmverwaltung
   1. Firmenstamm-Verwaltung
   2. Lizenznummer
   3. Passcode-Verwaltung
   4. Pfad Bilddateien
   5. Auswahl Standarddesign
   6. Programmsteuerung
   7. Verwalten Darstellungsarten
   8. Verwalten Spalten-Anzeige
   9. Verwalten Steuerung Katalog-Gruppen-Nummern
   10. Verwalten Textbausteine
   11. Verwalten Textvariable
   12. Verwalten Textkonvertierung
   13. Steuerung kein Wiederholdruck
   14. Steuerung doch Wiederholdruck
   15. Verwalten Label-Zusatztexte
   16. Datenreorganisation
   17. Verwalten Parameterdatei
   18. Standard-Designs wieder herstellen
   19. Anzeige Programminformation
10. Was ist neu in KL-KatGen (ab Release 11.x)?
    1. Neue Funktionen im Überblick
    2. KL-KatGen mit Dongle auf verschiedenen Computern nutzen
    3. Blitzkatalog und weitere Hilfen
    4. Neue Funktionen zur manuellen Pflege der Katalogdaten
    5. Stammdatenverwaltung und -Listen
    6. Daten Import / Export
    7. Daten Export / Transfer
    8. Katalogdatentransfer
    9. Auftragswesen
    10. Aktualisieren der Daten in einem vorhandenen Katalog
    11. Verwalten der Katalog-Positionen in einem vorhandenen Katalog
11. Was ist neu in KL-KatGen (ab Release 15.x)?
    1. Die neue Grundmaske
    2. Detailanzeige der Positionen erweitert
    3. Artikel im Katalog suchen Aufruf in der Grundmaske
    4. Neue Funktionen zur manuellen Pflege der Katalogdaten
    5. Neue Funktionen zur manuellen Pflege der Katalogdaten
    6. Verwalten und Ausführen von Zusatzfunktionen
    7. Kataloggruppe auf neue Seite drucken
    8. Bilder in KL-KatGen
    9. Der Daten-Export
12. Was ist neu in KL-KatGen (ab Release 16.x)?
    1. Absteigende Sortierfolge beim Datenimport
    2. Farbeinstellungen
    3. Die Kombi-Druck-Funktionen
    4. Arbeiten mit EAN-Artikelnummern
13. Anleitung CSV-Schnittstelle